Ubeya is an all-in-one workforce management platform designed for businesses that rely on temporary, flexible, or on-demand staff. It streamlines scheduling, communication, time tracking, payroll, and compliance.

Ubeya is used by staffing agencies, stadiums, food service companies, hospitality groups, and event organizers to manage and optimize their workforce operations.

How does Ubeya help with shift scheduling?

Ubeya offers AI-powered shift planning tools to match workers with jobs based on skills, availability, and compliance rules. It also allows for manual and automated schedule creation.

Can Ubeya help reduce no-shows and overstaffing?

Yes, Ubeya reduces no-shows with automated reminders and improves shift accuracy through demand-based planning, helping avoid overstaffing and understaffing.

Is Ubeya a staffing agency?

No, Ubeya is not a staffing agency. It is a technology platform that helps agencies and businesses manage their workforce more efficiently.

Does Ubeya integrate with payroll systems?

Yes, Ubeya integrates with popular payroll and HR systems, streamlining wage calculations, timesheet exports, and automated payouts.

How does Ubeya support compliance and labor laws?

Ubeya supports labor law compliance by monitoring hours worked, breaks, night shifts, and region-specific rules with automated flagging and alerts.

Can I use Ubeya to manage both internal staff and external agencies?

Yes, Ubeya lets you manage internal teams and external agency staff from one central platform, giving you full visibility and control.

Is there a mobile app for workers?

Yes, the Ubeya mobile app lets workers view shifts, accept jobs, clock in/out, chat with managers, and view payslips from their phones.

How do I get started with Ubeya?

You can contact Ubeya for a free demo or sign up to start optimizing your workforce operations today.

Staffing Agency Management
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BUILT for staffing agencies INSPIRED by temp workers

Scale your operation: your staff size doesn’t matter
Become agile, open, and prepared
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Scheduling

Leverage functions like shift swapping, skill-based scheduling, AI scheduling insights, multiple availability checks and alerts to create a well-oiled scheduling machine.

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Time & Attendance

Upgrade to time clock punch in app using GPS, QR code and face recognition. The alert system will keep you updated. Allow your workers to track hours to eliminate timesheet errors.

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Payroll

Easily approve or change timesheets. Use customizable fields to eliminate human errors, run overtime calculations, and stay on top of your labor expenses at all times.

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Communication & Workflows

Give your workers all the essential information when and where they need it. Post shifts, check availability, share info with the whole crew and use the chat to send 1:1 messages or event-based groups to ensure that everyone is aligned. Use editable, customizable and automatic forms for all stages of the work process to create a smooth operation.

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Compliance

Track your workers’ documentation, licenses, expiration dates, and any other data you need to ensure their suitability for the position. When checking availability, only workers that meet the criteria will get the option to apply for the job.

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Reports

Stay on top of your game with various reports that will show you all the essential insights. From financial forecasting, to margins calculation and performance analytics, everything you need for perfect temp management.

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Client Portal

Provide your clients with a digital interface through which they can easily interact with you. Your clients can add workers performance appraisals, mark their preferred workers and approve timesheets and invoices. Save your clients' time and money while preventing human errors

Learn more about client portal

Worker app

Your temp workers benefit from flexible work scheduling and can can accept shifts, clock in and out of work, and get all the wage info they need, whereas you reap the benefits of increased worker engagement and retention. Be secure in knowing they show up at the right time and place.

Learn more about worker app

What our customers say

„Tausende von Mitarbeitern im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass alle am richtigen Einsatzort sind – das hätten wir ohne Ubeya nicht geschafft. Wenn man unsere Teams nach Ubeya fragt, sagen sie, dass es wirklich eine neue Ära ist.“

Erfahrungsbericht lesen

Marco
VP Personal & Strategie UK bei Delaware North

“Ubeya war ein echter Game Changer. Alles, was früher in Tabellen gepflegt wurde, ist jetzt zentralisiert - unser Team kann sich nun endlich voll darauf konzentrieren, herausragende Kundenerlebnisse zu schaffen.”

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Destiny McKnight
Founder von Incast Marketing

„Mit Ubeya konnten wir die Abhängigkeit von Personalagenturen innerhalb von 5 Monaten um 17 % reduzieren. Dadurch haben wir unsere Betriebskosten deutlich gesenkt und die Mitarbeiterbindung erhöht.“

Ryan
Leiter Personalplanung bei Constellation

„Das Wichtigste ist die einfache Kommunikation mit den Mitarbeitern...Früher lief alles manuell und hat viel Zeit in Anspruch genommen. Jetzt genügt ein Knopfdruck, um dem Personal eine Benachrichtigung über eine Schichtänderung oder Erinnerung zu senden. Das hätte vor Ubeya Stunden gedauert.”

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Paul Marcinowski
Leiter Betrieb bei Arc Hospitality

„Ubeya verbessert unsere Fähigkeit, Vertrauen und Effizienz aufzubauen. Jetzt können wir unseren Kunden vollständige Transparenz bei ihren Buchungen, Personaleinsätzen und der Anwesenheit der Mitarbeiter bieten.“

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Michael Wisher
Geschäftsführer bei Michael Wisher

„Ubeya spart uns Zeit, was wiederum Geld spart. Zudem reduziert es viele menschliche Fehler und repetitive Aufgaben und ermöglicht es unseren Mitarbeitern, ihre Arbeit einfach im Blick zu behalten.“

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Seth Whalen
CEO & Founder PTL Events

„Ubeya ist viel mitreißender als andere Plattformen. Die Mitarbeiter sind engagierter, bestätigen schneller Schichten und springen seltener kurzfristig ab.“

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Steve Bowe
Geschäftsleiter bei Mint People

„Viele unserer Gen Z-Leute nutzen Ubeya fast wie eine Social-Media-Plattform, während unsere älteren Mitarbeiter die benutzerfreundliche Oberfläche sehr schätzen. Einfach großartig!“

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Anastasia Gras
Eventplanerin & Koordinatorin bei The Dutch Crew

„Ubeya hilft uns enorm. Wir können Buchungen viel schneller besetzen – das ist unglaublich. Unser Verhältnis von Recruiter zu Buchungen liegt jetzt bei 1:500 pro Monat, während der Branchendurchschnitt bei 1:100 liegt.“

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Ashleigh Pinder
Geschäftsführerin bei Xenia Recruitment

„Ein Kunde bestand darauf, der ‚old school‘ Methode treu zu bleiben. Ich habe ihn herausgefordert, wer die Lohnabrechnung schneller fertig kriegt. 30 Minuten später war ich fertig, aber der arme Kerl hat die nächsten zwei Wochen weiter daran gearbeitet.“

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